Kỹ năng "sống còn" để bạn bắt đầu và phát triển với nghề trợ lý truyền thông
- Quỳnh Thy
- 28 thg 3
- 9 phút đọc
Nhiều bạn muốn theo đuổi sự nghiệp trợ lý truyền thông cho Solopreneurs nhưng không biết bắt đầu từ đâu, thiếu kỹ năng thực tế hoặc không rõ những kỹ năng quan trọng nhất cần có.
Nếu bạn đang ở trong tình huống này, đừng quá lo lắng – bạn không hề đơn độc đâu. Hành trình trở thành một trợ lý truyền thông chuyên nghiệp không phải lúc nào cũng dễ dàng, đặc biệt khi bạn:
Không nhận được sự tin tưởng để được trao quyền, tham gia vào vị trí công việc mà các bạn mong muốn.
Hay các bạn đã tham gia vào công việc một thời gian nhưng loay hoay trong việc cải tiến chất lượng công việc, năng lực và dịch vụ của mình.
Trong bài viết này, mình muốn chia sẻ đến bạn những kỹ năng "sống còn" giúp bạn có một định hướng rõ ràng hơn trên hành trình trở thành một trợ lý truyền thông chuyên nghiệp.
Hãy cùng bắt đầu nhé!
Đâu là những kỹ năng "sống còn" bạn cần sở hữu khi là trợ lý truyền thông?
Có một thực tế rằng trợ lý truyền thông cũng là một công việc do con người xử lý. Mình cho rằng vị trí này cần rất nhiều yếu tố được giao thoa bởi rất nhiều kỹ năng và năng lực cần thiết để đáp ứng tốt.
Và mình tin rằng mặc dù sẽ khó khăn cho người làm trợ lý như chúng ta, nhưng đồng thời bạn sẽ đáp ứng được rất nhiều điều, năng lực dần được nâng cao và rồi những cánh cửa cơ hội sẽ ngày càng rộng mở.
Quan trọng là, bạn hãy bắt đầu bổ sung những kỹ năng và kiến thức của mình ngay từ bây giờ, càng sớm càng tốt.
Để trở thành một trợ lý truyền thông giỏi, đặc biệt khi làm việc với solopreneurs (người làm kinh doanh chuyên môn), bạn cần trang bị cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm để đảm bảo sự hỗ trợ tối đa.
Kỹ năng cứng:
Khả năng viết và chỉnh sửa nội dung
Trợ lý truyền thông cần làm việc rất nhiều với nội dung (content). Bạn sẽ là người hỗ trợ khách hàng trong câu chuyện tạo, biên tập chỉnh sửa, hoàn thiện và đăng tải nội dung.
Vì vậy, kỹ năng viết và chỉnh sửa nội dung sẽ là nền tảng quan trọng nhất. Bạn cần tạo ra các bài đăng trên mạng xã hội, bài viết blog, email marketing hoặc thông cáo báo chí hấp dẫn, chuyên nghiệp và phù hợp với thương hiệu cá nhân của solopreneur.
Cá nhân mình đã học tập, tích luỹ và thực hành viết từ tháng 10/2022 cho đến tận hôm nay mình vẫn không ngừng học hỏi vì hành trình này rất dài. Càng thực hành trong tâm thế cải tiến, học hỏi từ các cây viết khác nhiều bạn sẽ dần hình thành được một chất liệu viết, văn phong viết cho riêng mình.
Và rồi khi dần chuyên nghiệp hoá hơn, bạn sẽ bắt đầu học cách biên tập nội dung chỉn chu cho nội dung của mình/ người khác. Nói như thế để thấy rằng, để trở nên sành sỏi trong kỹ năng viết, không còn cách nào khác ngoài bắt đầu viết và trau dồi từng ngày.
Kỹ năng quản lý mạng xã hội:
Khách hàng còn rất nhiều điều phải quan tâm bên ngoài câu chuyện quản lý và phát triển các kênh truyền thông. Họ sẵn sàng chi tiền để trao quyền cho bàn đẩy là con người làm chuyện đó. Lúc này, người thực hiện nhiệm vụ này sẽ là các nhà quản lý mạng xã hội (social media managers); hay trợ lý truyền thông (media assistant).
Vì vậy chúng ta buộc phải nắm được cách thức vận hành cơ bản, thậm chí là thành thạo các công cụ truyền thông như Canva (công cụ thiết kế đơn giản), Meta Business Suite (quản lý các kênh thuộc Meta: Facebook, Instagram), LinkedIn, Substack, Website (trên Wix/ Wordpress), v.v để lên lịch và quản lý nội dung mạng xã hội).
Khi biết sử dụng các công cụ này, không những sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả mà còn tiết kiệm thời gian làm việc của bạn hơn.
Xa hơn, không chỉ là câu chuyện biết quản lý và lên lịch nội dung mạng xã hội, mà để dần nâng tầm chất lượng dịch vụ của mình, bạn sẽ phải tiếp tục nghiên cứu đến cách lên chiến lược nội dung, rà soát các chỉ số, theo dõi xu hướng, đề xuất cải tiến cho các kênh truyền thông của khách hàng.
Kỹ năng công nghệ:
Làm trợ lý từ xa, bạn sẽ phải giao tiếp với khách hàng qua các phương tiện giao tiếp trực tuyến như Zalo, Zoom, Larksuite, Slack... Đây là điều hiển nhiên vì rất ít khi bạn sẽ có dịp gặp trực tiếp khách hàng của mình (vì không cùng sống trong một thành phố/ đất nước).
Như các khách hàng mình đã làm việc cùng, mình chỉ có cơ hội gặp trực tiếp họ 1 - 2 lần trong suốt quá trình hợp tác, chủ yếu là những buổi cà phê trò chuyện hoặc gặp gỡ để trao đổi ý tưởng. Phần lớn công việc đều diễn ra từ xa.
Còn lại, buộc một người trợ lý từ xa sẽ phải thành thạo và có khả năng sử dụng các phần mềm văn phòng và công cụ giao tiếp trực tuyến (Zoom, Zalo, Larksuite, Slack...) để giao tiếp và làm việc hiệu quả. Lúc này sẽ cần đến việc bạn có khả năng làm quen, thích ứng nhanh với các công nghệ mới để phục vụ tốt cho công việc.
SEO và marketing số
Chị sếp của mình từng nói với mình rằng: chị tìm kiếm một bạn có thể chuyên hẳn về Marketing, chị không cần tìm một bạn có thể làm được tất cả. Nếu bạn ấy làm được tất cả, nghĩa là bạn không thật sự chuyên sâu vào một lĩnh vực nào cả.
Cá nhân mình mình đều đáp ứng được một vài vị trí trong nghề trợ lý từ xa:
Trợ lý cá nhân
Trợ lý hành chính (admin)
Trợ lý khoá học
Tuy nhiên, để nói về việc chuyên sâu và đam mê nhất, mạnh nhất, mình thật sự nổi trội hẳn trong việc làm trợ lý truyền thông.
Và mình không rành ở một vài vị trí như:
Trợ lý tài chính
Trợ lý hình ảnh...
Nghĩa là, trong bất kỳ vị trí nào cũng vậy, đều sẽ có những kiến thức và kỹ năng chuyên môn nhất định mà bạn cần nắm được. Trong vai trò trợ lý truyền thông, đó là những khía cạnh liên quan đến chuyển đổi số (Digital Marketing).
Đây là một mảng rất rộng mà trong bối cảnh của một bài viết mình khó để chia sẻ hết. Tuỳ vào nhu cầu mà người khách hàng sẽ cần bạn hỗ trợ ở ngách nào trong Digital Marketing. Có thể là: SEO, email marketing, social media marketing, content creation, Analytics và Data Marketing...
Mỗi nhánh đều có những đặc thù riêng và yêu cầu bạn phải hiểu sâu để làm việc hiệu quả. Vì vậy, bạn hãy bắt đầu nghiên cứu và học tập về những thông tin liên quan đến chuyên ngành mà bạn muốn tập trung vào để phục vụ tốt cho công việc sắp tới.
Kỹ năng mềm
Ngoài những kỹ năng cứng ra, còn có các kỹ năng mềm tuy không bắt buộc, nhưng lại rất thiết yếu:
Kỹ năng quản lý thời gian
Khi là người mới, bạn sẽ rất dễ xa đà vào việc loay hoay rất lâu với một tác vụ đơn giản. Hay khi bạn là người chuyên nghiệp, nhận 2-4 khách hàng cùng một lúc, bạn bối rối trong câu chuyện quá nhiều công việc cần xử lý, quá nhiều điều áp lực lên mình.
Vì vậy việc quản lý được thời gian, hay nói cách khác là quản lý được năng lượng của mình tốt sẽ giúp bạn đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ đa dạng mà khách hàng giao phó. Từ đó xa hơn nữa giữ được uy tín của bản thân, sự tín nhiệm mà khách hàng đã trao cho mình.
Quản lý thời gian, công việc, năng lượng sẽ là một hành trình dài thử nghiệm, học tập và tối ưu. Nếu có dịp, mình sẽ chia sẻ tiếp ở những nội dung sắp tới trên blog của mình nhé.
Kỹ năng giao tiếp từ xa
Tháng 1/2025 vừa rồi mình có làm một khảo sát nhỏ dành cho các bạn quan tâm đến việc làm trợ lý truyền thông hay trợ lý từ xa. Mình nhận thấy các bạn gặp khó khăn rất nhiều trong việc giao tiếp, và thậm chí là kết nối với khách hàng của mình.
Bạn biết đấy, việc giao tiếp từ xa hiệu quả mới thúc đẩy được hiệu suất công việc, và gia tăng tính kết nối giữa con người (sếp/ khách hàng) với con người (trợ lý). Đây cũng là một kỹ năng cần trau dồi. Mình có thể gợi ý một vài cách thức:
Sử dụng công cụ giao tiếp phù hợp: Zalo; Larksuite (cho nhắn tin) và Zoom, Google Meet (cho gọi điện/ họp)
Giao tiếp ngắn gọn, rõ ràng: Một nguyên tắc của mình khi giao tiếp từ xa với đồng nghiệp, khách hàng, hay bất kỳ ai khác đó là - đặt mình vào vị trí của đối phương. Để mình biết được họ cần nhận thông tin gì, họ có tiện lợi khi truy cập vào những thông tin đó hay chưa, họ cảm thấy như thế nào khi nhận được tin ấy?
Xây dựng mối quan hệ: Ngoài việc làm tốt các công việc, mình cũng cần quan tâm một cách chân thành đến người đang hợp tác cùng mình. Từ đó sự kết nối, thấu hiểu, tin tưởng nơi 2 bên được tăng trưởng dần, gián tiếp giúp cho công việc ngày càng trôi chảy hơn.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Làm việc từ xa, cho solopreneur, hay cho một team cùng làm việc từ xa... là một combo bất diệt cho việc vấn đề mới, những thử thách mới liên tục xuất hiện.
Vì vậy tư duy sáng tạo và khả năng giải quyết vấn đề sẽ giúp bạn linh hoạt xử lý các tình huống bất ngờ, chẳng hạn như tìm cách khắc phục một bài viết không hiệu quả hoặc cùng khách hàng xử lý một vấn đề bất trắc phát sinh.
Lời khuyên nhỏ của mình:
Giữ bình tĩnh, vận dụng kiến thức và tư duy sáng tạo để đề xuất những giải pháp, đồng hành cùng khách hàng thậm chí là đảm nhận việc xử lý vấn đề ổn thoả. Đây là một trong những kỳ vọng của một người khách hàng khi tìm kiếm một bạn trợ lý mà.
Bạn có thể tìm đến Google, AI, hay các mối quan hệ xung quanh để hỏi đáp, nhờ giúp đỡ.
Và rồi, khi đã tích lũy đủ kinh nghiệm, những vấn đề từng khiến bạn cảm thấy to tát và phức tạp bỗng trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Những thử thách "lớn lao" ngày nào giờ đây sẽ chỉ là những việc nhỏ nhặt mà bạn có thể xử lý trong “một nốt nhạc”.
Làm việc độc lập
Làm trợ lý từ xa, buộc bạn phải có khả năng làm việc độc lập, tự kỷ luật tốt, trách nhiệm cao. Vì không ai ở bên thúc ép bạn làm việc, khách hàng không track lại thời gian làm việc, họ chỉ dựa trên hiệu quả làm việc mà bạn mang lại.
Vì vậy bạn cần có khả năng tự chủ trong công việc và có khả năng tự động viên bản thân. Người ta mới có câu "tự do tự lo" là vì thế.
Tưởng chừng như đây là kỹ năng đơn giản, nhưng thật ra lại rất phức tạp vì xung quanh mỗi người chúng ta có rất nhiều cám dỗ: điện thoại, thông báo, môi trường không gian sống xung quanh,...
Một số điều mình có thể gợi ý để cải thiện khả năng làm việc độc lập cho bạn:
Tắt các thông báo điện thoại không cần thiết
Giảm bớt số lượng nền tảng mạng xã hội ít tạo ra giá trị tích cực cho bạn
Rà soát thời lượng sử dụng của bạn trên điện thoại hằng tuần
Xác định đâu là thời gian vàng làm việc hiệu quả của bạn, xác định đâu là không gian làm việc hiệu quả của bạn
Trên đây chỉ là một vài những mẹo nhỏ, tác động từ ngoại lực. Quan trọng hơn hết, vẫn là nội lực từ bên trong chính mỗi người chúng ta. Bạn có tự quản lý được năng lượng, kỷ luật được với chính mình, có trách nhiệm với chính mình và với những khách hàng bạn làm việc cùng hay không.
Lời kết
Tất nhiên sẽ còn rất nhiều những kỹ năng khác mà một trợ lý truyền thông cần đáp ứng. Trước mắt, hãy chọn 1-2 kỹ năng mà bạn thấy mình còn nhiều thiếu sót và muốn tập trung cải thiện nhất.
Hành trình làm việc, trau dồi và phát triển của một trợ lý từ xa, trợ lý truyền thông sẽ rất nhiều những khó khăn. Bởi bản thân mỗi người khi cung cấp dịch vụ này, sẽ phải hoàn thiện ở rất nhiều khía cạnh từ bên trong, lẫn bên ngoài; từ kỹ năng cứng, đến kỹ năng mềm.
Nhưng mình có niềm tin mãnh liệt rằng chính những sự nỗ lực tự trau dồi ở bản thân, sẽ giúp bạn phát triển và từ đó những cánh cửa cơ hội sẽ ngày càng rộng mở mà có thể bạn chưa từng tưởng tượng được.
Bài viết trên được trích từ Ebook "Top 10 Câu Hỏi Đau Đáu Nhất Của Media Assistant". Để nhận được Ebook này, hãy dành 1-2 phút tham gia khảo sát và nhận ngay sau khi hoàn thành! Hy vọng nó sẽ giúp bạn tự tin hơn trên con đường chinh phục sự nghiệp của mình!
Comentários